Draaiboek COVID-19-pandemie weefselketen

Communicatie en woordvoering

Bij een tweede golf van COVID-19 moet via verschillende kanalen gecommuniceerd en overlegd worden.

  • Er wordt door de afdeling Beleid en Orgaancentrum (B&O) een structureel overleg opgezet tussen de afdelingen communicatie, beleid organen, beleid weefsels, de stafartsen en het OC. 
  • Communicatie naar de donorziekenhuizen verloopt zoveel mogelijk via de DC’s. Zij stellen de artsen in het centrum op de hoogte van de ontwikkelingen rondom donatie.
  • In het weefselketenoverleg worden weefselketenpartners ingelicht over besluiten van de NTS m.b.t. stoppen en/of herstarten van donaties en transplantaties. Dit overleg vond tijdens de eerste COVID-19 golf in eerste instantie twee keer per week plaats en werd later afgeschaald. Afhankelijk van de situatie wordt het overleg opnieuw opgestart. Hierbij sluiten vertegenwoordigers van de stafartsen en het OC aan. Het heeft de voorkeur dat dit vaste vertegenwoordigers zijn om communicatie en besluiten over het beleid eenduidig te houden. Zie voor overzicht ‘deelnemers weefselketenoverleggen’.
  • Naast de partners uit de weefselketen moet de CWG van het NOG in een vroeg stadium betrokken worden om mee te besluiten hoe de voorraad cornea’s ingezet kan worden. Er is een whatsappgroep waarmee vertegenwoordigers van de NTS makkelijk kunnen communiceren met de CWG.
  • Indien noodzakelijk benadert de NTS ook artsenverenigingen voor de andere weefsels.
  • Aanpassingen in de werkwijze als gevolg van het weefselketenoverleg wordt op een standaard dag geïmplementeerd zodat het OC tijd heeft het beleid in een nieuwe werkwijze vorm te geven. 
  • De manager B&O stelt VWS en IGJ op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen.

Afspraken woordvoering & persvragen

  • De interviewverzoeken worden door de NTS gecoördineerd. In overleg met de voorzitter van NTV en de manager B&O wordt gekeken naar de medisch professional die de pers te woord kan staan.
  • Woordvoering gebeurt zo veel mogelijk door professionals in nauw overleg met communicatieadviseur (persvoorlichting@transplantatiestichting.nl). 
  • Professionals die persvragen krijgen leggen deze voor aan communicatieadviseur. 
  • Voorspreken interview en redigeren artikel door voorzitter NTV, manager B&O NTS en communicatieadviseur NTS.
  • Bij calamiteiten en onvoorziene zaken wordt de communicatieadviseur direct op de hoogte gebracht, ook als er nog geen media-aandacht is.  
  • De communicatieadviseur stelt samen met de voorzitter van de NTV en manager B&O indien nodig een woordvoeringslijn op.

Patiëntinformatie voor wachtlijstpatiënten en ontvangers van organen

Op de website staat informatie voor wachtlijst- en transplantatiepatiënten op hoofdlijnen. Patiëntinformatie wordt voorgelegd aan de adviescommissies. Voorzitters van de Orgaanadviescommissies kunnen informatie aanleveren aan de communicatiemedewerker van de NTS. Daarnaast zal de communicatiemedewerker maandelijks een mail uitdoen met de vraag of de informatie nog klopt. Dit gedurende de COVID-19-pandemie. Hierna wordt de informatie geredigeerd en door de webredacteur geplaatst op de website van de NTS.