Vraag en antwoord KPI-rapportages en analyserapportages

Vanaf juli 2021 zijn de KPI-rapportages beschikbaar via de membersite. Bekijk hieronder de veelgestelde vragen over deze KPI-rapportages.

Vraag en antwoord KPI-rapportages

Algemeen

Waar vind ik de KPI-rapportages?
De KPI-rapportages zijn beschikbaar via de knop ‘statistieken’ op de nieuwe membersite.

Om welke rapportages gaat het?
Het gaat om KPI-rapportages voor orgaan- en weefseldonatie voor de volgende 4 KPI’s:

  1. donorherkenning
  2. raadpleging Donorregister
  3. gevoerde donatiegesprekken
  4. akkoord uit donatiegesprek

Zijn deze KPI’s nieuw?
De KPI-rapportages voor orgaandonatie bestonden ook al in NORD. De KPI-rapportages voor weefseldonatie zijn nieuw.

Welke KPI's zijn er nog meer?
Naast de KPI-rapportages 1 t/m 4 zijn er ook nog KPI 0 en KPI 5.

  • KPI 0 geeft een overzicht van de donatiefasen; van het aantal overledenen tot en met het aantal geëffectueerde donoren.
  • KPI 5: geëffectueerde donoren komt niet uit NovaNORD, aangezien hierover geen gegevens in de applicatie worden ingevoerd.

Door een koppeling met andere databases (Vita en DPA) kunnen deze KPI's worden ontwikkeld. KPI 0 en KPI 5 worden naar verwachting in het najaar opgeleverd.

Wat is er veranderd?
De vormgeving is nieuw en de KPI-rapporten zijn nu beschikbaar via de nieuwe membersite. De rapportages zelf zijn gebaseerd op de reeds bestaande KPI-rapportages in NORD. De KPI-rapporten voor weefseldonatie zijn nieuw. De rapportages hebben nu duidelijke definities.

Welke rapporten zijn er nog meer?
Naast de KPI-rapporten zijn er per KPI straks ook analyserapporten op ziekenhuisniveau beschikbaar (voorheen de ‘ad hoc rapportages kengetallen orgaan- en weefseldonatie’). Het gaat daarbij om de detailinformatie per KPI, zoals bijvoorbeeld redenen waarom er niet is geraadpleegd, of redenen waarom nabestaanden niet zijn benaderd. Deze analyse is alleen beschikbaar op ziekenhuisniveau voor de invoerder van NovaNORD.

Wat is het doel van de KPI-rapportages?
De KPI-rapportages leveren ziekenhuizen stuurinformatie over hun dagelijkse werkprocessen met betrekking tot orgaan- en weefseldonatie. Voor orgaandonatie zijn de bestaande KPI-rapporten aangepast conform de nieuwe donorwet en de Kwaliteitsstandaard Donatie (bijvoorbeeld ten aanzien van ‘geen bezwaar’ registratie). De nieuwe KPI-rapporten over weefseldonatie bevatten ook de onderdelen uit de nieuwe donorwet. Naast het leveren van stuurinformatie worden de rapporten ook gebruikt voor evaluatie van de ‘Kwaliteitsstandaard Donatie’ en voor de beleidsevaluatie donatie bij de NTS en VWS.

Wie zijn betrokken bij de ontwikkeling van de rapportages?
Voor de ontwikkeling van de rapportages is een klankbordgroep samengesteld bestaande uit DC’s vanuit elke regio, een RTL/ODC en een ODC. Deze klankbordgroep vertegenwoordigde de inbreng van de DC’s, leverde input voor de ontwikkeling van de rapportages en heeft de concept KPI-rapporten getest.

Wie zijn de gebruikers van de KPI-rapportages?
Gebruikers van de KPI-rapporten zijn alle professionals, onderzoekers, beleidsmedewerkers en management die betrokken zijn bij donatie in Nederland.

Wat is de tijdsplanning?
De KPI-rapportages zijn vanaf 27 juli 2021 beschikbaar via de NTS-membersite. De analyserapporten (voorheen ‘ac hoc rapportages’) volgen 21 september. Naar verwachting zijn KPI-0 en KPI-5 in het najaar van 2021 gereed.

Is er een handleiding beschikbaar?
Ja er is een handleiding beschikbaar en ook een instructiefilmpje. Verder worden er in de weken na de livegang online spreekuren georganiseerd. 

Gebruik KPI-rapportages

Waarom zijn de rapportages gebaseerd op definitieve dossiers?
Dit heeft ermee te maken dat NovaNORD nu de raadplegingen ontvangt. In enkele gevallen kan het zijn dat er een dossier is van een niet-overleden patiënt. Wanneer dit het geval is, mailt de DC naar de NTS. Het dossier wordt dan verwijderd. De rapportages betreffen namelijk alleen data van overledenen.

Waar zie ik de potentiële orgaandonor van de niet-acute-as terug?
In KPI-1 worden de potentiële orgaandonoren van de acute-as getoond. In de praktijk kan het zo zijn dat er een potentiële orgaandonor buiten de acute as is overleden. Via het extract uit de applicatie kun je deze terug vinden.

Waarom zie ik geen rapportages op ziekenhuisniveau?
De analyserapporten op ziekenhuisniveau (voorheen ‘ad hoc rapportages’) komen 21 september beschikbaar.

Wat zijn de normen bij KPI's?
Er zijn nog geen normen gesteld, dit is mogelijk iets voor de langere termijn.

Welke consequenties hangen aan het niet behalen van de KPI-norm?
Aangezien er nog geen norm is hangen er ook geen consequenties aan.

Hoe zie ik een statistische donor terug?
Momenteel is er nog geen koppeling met uitname gegevens voor orgaan- en weefseldonatie. De geëffectueerde orgaan- en weefseldonoren, dus ook de statistische donoren, zie je nu nog niet terug in de rapportages.

Mag ik deze rapportages gebruiken?
De rapportages mogen gebruikt worden voor presentaties, scholing en terugkoppeling aan medisch professionals. Wij stellen de KPI-rapportages alleen beschikbaar aan donatieprofessionals. Het gaat hierbij namelijk om prestatie-indicatoren.

Hoe kan ik de rapporten downloaden?
Het downloaden van data van de rapportages kan op drie manieren:

  1. Maak een screenshot van het rapport. Tip: zet het rapport op full screen modus.
  2. Rechter muisklik op het rapport. Afdrukken. Sla het rapport op als PDF.
  3. Binnen het rapport heb je de mogelijkheid om tabellen en grafieken te exporteren naar Excel. Klik op de drie puntjes rechts bovenin. Klik op gegevens exporteren. De gegevens kun je na het downloaden in tabelvorm in Excel openen.

Is de data in de rapporten altijd up-to-date?
Ieder rapport is voorzien van een ‘ververs datum’ linksboven. Deze datum is de peildatum, waarop de data in het rapport is gebaseerd. De rapporten worden iedere dag ververst. Je kunt rapporten altijd via de membersite, met maximaal een dag vertraging, raadplegen.

Zie ik donatiegesprekken terug, als er niet geraadpleegd is?
Ja. Ook wanneer het Donorregister niet geraadpleegd is, kun je het aantal donatiegesprekken zien in KPI-3: gevoerde donatiegesprekken.

Hoe zit het met de geëffectueerde donoren?
KPI 5: geëffectueerde donoren komt niet uit NovaNORD, aangezien hierover geen gegevens worden ingevoerd. Door een koppeling met andere databases (Vita en DPA) kan deze KPI worden ontwikkeld en naar verwachting in het najaar worden opgeleverd.

Waar zie ik het totaal aantal overledenen?
KPI 0 geeft een overzicht van het aantal overledenen tot en met het aantal aangemelde donoren. Deze KPI-rapportage kan ontwikkeld worden nadat KPI 5 gereed is.

Wat heb ik als DC aan deze rapportages?
Als gebruiker kun je KPI-rapportages zien op drie verschillende niveaus; Nederland, per donatieregio, per cluster. Als DC krijg je hierdoor een beeld van het donatieproces in Nederland.

Waarom is het rapport Donorherkenning weefsels aangepast?
KPI-1 berekent het percentage potentiële weefseldonoren dat herkend wordt door de arts, afgezet tegen de donorherkenning door de DC. In de KPI-1 berekening werden de door de arts herkende weefseldonoren niet meegenomen als de DC geen donorherkenning had uitgevoerd. Voor de DC is donorherkenning immers alleen verplicht bij de categorieën "overig" en "sepsis". Op basis van eerder genoemde bezwaren is besloten om de berekening aan te passen en ook de uitsluitend door de arts herkende potentiële weefseldonoren mee te nemen, naast de donorherkenning van de DC. 

Het KPI-1 rapport voor weefsels krijgt daardoor wel een andere naam en inhoud; omdat de DC niet in alle gevallen de donorherkenning voor weefsels uitvoert, kan er niet gesproken worden van een KPI en kan het KPI-percentage niet op een betrouwbare manier worden berekend. Het rapport ‘KPI-1 Donorherkenning’ zal voortaan ‘Donorherkenning’ worden genoemd. In dit rapport wordt middels staafdiagrammen aangegeven hoeveel donoren door de arts en hoeveel donoren door de DC zijn herkend en wat de verschillen hiertussen zijn in absolute aantallen.  

Meer informatie of vragen?
Neem contact op via dc@transplantatiestichting.nl.

Vraag en antwoord analyserapportages

Algemeen

Waar vind ik de analyserapportages?
De analyserapportages zijn beschikbaar via de knop ‘Statistieken’ op de nieuwe membersite.

Om welke rapporten gaat het?
Het gaat om analyserapportages voor orgaan- en weefseldonatie op ziekenhuisniveau voor KPI 0 t/m 4: 

  • KPI 0: overzicht donatieproces
  • KPI 1: donorherkenning 
  • KPI 2: raadpleging Donorregister 
  • KPI 3: gevoerde donatiegesprekken 
  • KPI 4: akkoord uit donatiegesprek

Wie zijn de gebruikers van de analyserapportages?
De analyserapportages zijn toegankelijk voor de DC’s en NTS omdat dit rapporten op ziekenhuisniveau zijn. Als DC kun je alleen de analyserapportages zien voor de ziekenhuizen waarvoor je invoert. 

Wat is het doel van de analyserapportages?
De analyserapportages leveren ziekenhuizen stuurinformatie over hun dagelijkse werkprocessen met betrekking tot orgaan- en weefseldonatie. Naast het leveren van stuurinformatie worden de rapporten ook gebruikt voor evaluatie van de ‘Kwaliteitsstandaard Donatie’ en voor de beleidsevaluatie donatie bij de NTS en VWS.  

Wat zijn de grootste veranderingen?
Voor de orgaanketen zijn de bestaande rapporten aangepast conform de nieuwe donorwet en de Kwaliteitsstandaard Donatie (bijvoorbeeld ten aanzien van ‘geen bezwaar’ registratie). Voor de weefselketen is het donorherkenningsproces uitgebreid. De DC voert een donorherkenning voor weefseldonoren uit in specifieke gevallen. Hierdoor is het mogelijk om het potentieel aan weefseldonoren in kaart te brengen.

Wie zijn betrokken bij de ontwikkeling van de rapporten?
Voor de ontwikkeling van de analyserapportages is een klankbordgroep samengesteld bestaande uit DC’s vanuit elke regio, een RTL/ODC en een ODC. Deze klankbordgroep vertegenwoordigde de inbreng van de DC’s, leverde input voor de ontwikkeling van de rapportages en heeft de concept rapporten getest. De nieuwe KPI-rapporten over weefseldonatie bevatten ook de onderdelen uit de nieuwe donorwet. 

Is er een handleiding beschikbaar?
Ja, er is een handleiding beschikbaar. Verder staan op 5 en 7 oktober twee live demo’s gepland. Hierin worden de rapportages en bijbehorende mogelijkheden getoond. Ook is er ruimte voor het stellen van vragen. In november wordt een inloopvragenuur gepland, waar de DC ook terecht kan met vragen. 

Wat is het verschil tussen een KPI-rapportage en een analyserapport?
De KPI-rapportages zijn rapporten die de KPI weergeven op niveau cluster, regio en Nederland. De analyserapportages geven de KPI en bijbehorende analyse op ziekenhuisniveau weer. De weergave op ziekenhuisniveau kent dezelfde functionaliteiten als de KPI-rapporten.

Waar zie ik het totaal aantal overledenen?
KPI 0 geeft een overzicht van het aantal overledenen ten opzichte van het aantal aangemelde donoren. In het KPI-0 rapport kun je ook het aantal overledenen per afdeling of per maand in tabelvorm terugvinden.

Meer informatie of vragen?
Neem contact op via dc@transplantatiestichting.nl

Gebruik KPI-rapportages en analyserapportages

Waarom zijn de rapportages gebaseerd op definitieve dossiers?
Dit heeft ermee te maken dat NovaNORD nu automatisch de raadpleeggegevens inlaadt. In enkele gevallen kan het zijn dat er in NovaNORD een dossier is van een patiënt waarvoor wel geraadpleegd is, maar die uiteindelijk niet (in het ziekenhuis) is overleden. Wanneer dit het geval is, mailt de DC naar de NTS. Het dossier wordt dan verwijderd. De rapportages betreffen alleen data van overledenen in het betreffende ziekenhuis. 

Waar zie ik de potentiële orgaandonor van de niet-acute-as terug?
In KPI-1 worden de potentiële orgaandonoren van de acute-as getoond. In de praktijk kan het zo zijn dat er een potentiële orgaandonor buiten de acute as is overleden. Via het extract uit de applicatie kun je deze terug vinden. 

Mag ik deze rapportages gebruiken?
De rapportages mogen gebruikt worden voor presentaties, scholing en terugkoppeling aan medisch professionals. Wij stellen de KPI-rapportages alleen beschikbaar aan donatieprofessionals. Het gaat hierbij namelijk om prestatie indicatoren. De KPI-rapportages kunnen ingezien worden door RTL, ODC, DC, DI, CDI, NTS. De analyserapportages zijn toegankelijk voor de DC’s en NTS omdat dit rapporten op ziekenhuisniveau zijn. Als DC kun je alleen de analyserapportages zien voor de ziekenhuizen waarvoor je invoert.

Hoe kan ik de rapporten downloaden?
Het downloaden van data van de rapportages kan op drie manieren:
1.    Maak een screenshot van het rapport. Tip: zet het rapport of full screen modus.
2.    Rechter muisklik op het rapport. Afdrukken. Sla het rapport op als PDF.
3.    Binnen het rapport heb je de mogelijkheid om tabellen en grafieken te exporteren naar Excel. Klik op de drie puntjes rechts bovenin. Klik op gegevens exporteren. De gegevens kun je na het downloaden in tabelvorm in Excel openen.

Is de data in de rapporten altijd up-to-date? 
Ieder rapport is voorzien van een ‘ververs datum’ linksboven. Deze datum is de peildatum, waarop de data in het rapport is gebaseerd. De rapporten worden iedere dag ververst. Je kunt rapporten altijd via de membersite, met maximaal een dag vertraging, raadplegen. 

Hoe kan ik de rapporten downloaden?
Het downloaden van data van de rapportages kan op drie manieren:

  1. Maak een screenshot van het rapport. Tip: zet het rapport of full screen modus.
  2. Rechter muisklik op het rapport. Afdrukken. Sla het rapport op als PDF.
  3. Binnen het rapport heb je de mogelijkheid om tabellen en grafieken te exporteren naar Excel. Klik op de drie puntjes rechts bovenin. Klik op gegevens exporteren. De gegevens kun je na het downloaden in tabelvorm in Excel openen.

Is de data in de rapporten altijd up-to-date? 
Ieder rapport is voorzien van een ‘ververs datum’ linksboven. Deze datum is de peildatum, waarop de data in het rapport is gebaseerd. De rapporten worden iedere dag ververst. Je kunt rapporten altijd via de membersite, met maximaal een dag vertraging, raadplegen. 

Hoe zit het met de aanmelding en uitname?
De informatie over de processen aanmelding en uitname komen niet uit NovaNORD, aangezien hierover geen gegevens worden ingevoerd. Door een koppeling met andere databases (Vita en DPA) zal deze rapportage worden ontwikkeld en naar verwachting in het najaar worden opgeleverd.