De invoer in NovaNORD wordt op 6 april herstart. Er zijn verbeteringen in de applicaties aangebracht, er is een korte handleiding ontwikkeld en het donatieformulier is herzien. De DC’s en ODC’s zijn hierover geïnformeerd.
Gebruik van NovaNORD
We ondersteunen de laatste versie van Chrome, Firefox, Safari en Edge. Internet Explorer is niet meer veilig en wordt ook niet meer ondersteund door de ontwikkeltools die we gebruiken.
De applicatie is gemaakt voor de donatiecoördinator. De rol van DC kan een overledenen invoeren en een donorherkenning uitvoeren.
Maak gebruik van inloggegevens op je persoonlijke ziekenhuis e-mailadres, niet het algemene donatiecoordinator@... adres. In verband met de AVG dient ieder gebruiker een eigen inlogaccount te hebben. Heb je deze niet, mail naar accounts@transplantatiestichting.nl.
Ieder account is gekoppeld aan ziekenhuizen waar je rechten toe hebt. Wanneer je zoekt naar een dossier, dan zoek je in een bak dossiers van alle ziekenhuizen. Je kunt bij alle gegevens waar je rechten toe hebt. Als je aan jou toegewezen ziekenhuizen niet klopt, mail naar accounts@transplantatiestichting.nl met een beknopte omschrijving van de benodigde wijziging. Vraag je een wijziging aan namens je collega? Vermeld ook graag de naam van de collega.
Ja, je kunt verschillende dossier bewerken zonder deze eerst definitief te maken. Een dossier dat nog niet definitief is verschijnt op je werklijst. Tabblad Donatieformulier en tabblad 'donorherkenning door DC' tabblad moeten onafhankelijk van elkaar opgeslagen én definitief gemaakt worden.
We raden aan om een dossier pas definitief te maken als deze dat ook echt is. Anders gewoon voor opslaan kiezen. Mocht je een definitief dossier toch nog willen wijzigen dan kun je mailen naar fb@transplantatiestichting.nl. We reageren binnen enkele werkdagen op je mail.
Stuur een mail naar fb@transplantatiestichting.nl met hierin identificerend gegevens, bijvoorbeeld BSN of geboortedatum en naam. Wij zorgen dat de raadpleging terecht komt in de juiste werklijst.
Je hebt toegang tot alle raadplegingen die gedaan zijn in de ziekenhuizen, waartoe jij rechten hebt. Raadplegingen die gedaan zijn door extramurale instellingen, zoals verpleeghuis of GGD instelling, komen niet in NovaNORD terecht. Is een patiënt wel geraadpleegd en in jouw ziekenhuis overleden, dan kun je deze invoeren door te klikken op “patiënt aanmaken”. De werkwijze blijft hetzelfde. Raadpleging wordt zichtbaar na invoering en opslaan van het Donatieformulier.
Maak dan zelf een dossier aan door te klikken op de knop “patiënt aanmaken”.
NovaNORD registreert de keuzes zoals deze door het Orgaancentrum in de raadpleegprocedure zijn opgevraagd. Je kunt er vanuit gaan dat de registratie in NovaNORD klopt. Je hoeft in de applicatie niets te doen met eventuele discrepanties.
Indien bekend wel. Het BSN is een uniek persoonsgebonden nummer in Nederland. Wanneer een raadpleging geweest is, kan het zijn dat het BSN al voor ingevuld is. Wanneer een BSN bekend is, kunnen we beter diverse brongegevens aan het donordossier koppelen.
Gegevens die afkomstig zijn van uit het raadpleegproces (BSN, geboortedatum, geslacht) kun je niet wijzigen. Immers dit zijn gegevens zoals deze in het Basisregistratie personen zijn vastgelegd. Overige gegevens zoals afdeling, overlijdensdatum, patiëntennummer en doodsoorzaak kun je wijzigen.
Dit is het patiëntennummer zoals dat in jouw ziekenhuis gebruikt worden. Dit is geen verplicht invulveld. De NTS gebruikt dit nummer niet. Dit nummer is in de applicatie toegevoegd op verzoek van de DC.
In de applicatie kun je aangeven op welke afdeling de patiënt overleden. Je kunt kiezen uit de meest voorkomende afdelingen. Daarnaast is er nog een optie anders. Deze kun je gebruiken om een andere afdeling op te geven. Let op, de afdeling wordt gebruikt door de applicatie om te bepalen of er een donorherkenning voor orgaandonoren moet worden ingevuld.
Voor alle overledenen in het ziekenhuis voer je het donatieformulier in. Ongeacht of de overledenen donor is of niet. De donorherkenning door DC voer je uit voor een beperkte groep overledenen en nooit voor een overledene die een geeffectueerde donor is. Deze data krijgt de NTS namelijk al via andere applicaties binnen.
Hierin wordt de Kwaliteitsstandaard gevolgd. Is er sprake van nabestaanden, wordt de term 'nabestaanden' gebruikt, is er sprake van naasten, wordt de term 'naasten' gebruikt.
Donorherkenning voor orgaandonoren dient te gebeuren voor álle overledenen overleden op de afdeling (kinder-) IC, SEH, Neurologie en Neurochirurgie, waarbij de overledene niet is aangemeld als orgaandonor. Immers, indien de overledene wel is aangemeld als orgaandonor, was er sprake van een succesvolle donorherkenning en wordt deze data in een andere NTS applicatie getoond.
Donorherkenning voor weefseldonoren dient te gebeuren voor álle overledenen in het ziekenhuis, waarbij op het donatieformulier bij algemene contra-indicaties voor weefseldonatie is ingevuld: ‘overige’ of ‘systemische infectie’ en daarnaast de overledene niet is aangemeld als weefseldonor. Immers, indien de overledene wel is aangemeld als weefseldonor, was er sprake van een succesvolle donorherkenning en wordt deze data in een andere NTS applicatie getoond.
Dit is alleen relevant bij donoraanmelding en dit wordt dan uitgevraagd door het OC of ODC. Het OC of de ODC verstuurt ook de follow-up brieven indien zij hier nadrukkelijk toestemming voor geven.
Start met invoeren van de overledenen uit april, dan maart, vervolgens februari en als laatste januari 2021. Hierdoor beschikken we per Q2 2021 direct over de juiste gegevens en is er voldoende tijd om de achterstand in te lopen.
Tot eind 2021 heb je de mogelijkheid om de achterstand van Q1 2021 in te lopen.
Mail naar dc@transplantatiestichting.nl en dan wordt de patiënt handmatig uit het systeem verwijderd indien deze niet (in het ziekenhuis) overleden is.
Het nieuwe Donatieformulier
Met het veld is nogmaals gekeken naar verbetering van het formulier. Dit was noodzakelijk omdat het Donatieformulier moest aansluiten op NovaNORD en de praktijk. Bij de ontwikkeling van NovaNORD is het uitgangspunt om zo min mogelijk dubbele data te verzamelen. Er wordt op het Donatieformulier niet meer gevraagd naar gegevens die al ergens anders worden geregistreerd. Voor de arts wordt het invullen van het Donatieformulier makkelijker omdat de meest voorkomende algemene contra-indicaties voor orgaan- en weefseldonatie zijn toegevoegd.
Het nieuwe DF (versie feb 2021) is vanaf nu beschikbaar en dient direct gebruikt te worden. Het Donatieformulier is een A4 geworden, zonder doordruk en kan vanaf de NTS website worden geprint.
Verwijderd uit oud DF:
Onderliggende ziekten. Reden: registratielast arts verminderen
Kans op besmettingsgevaar, natuurlijke dood en waarschuwing schouwarts. Reden: voor donorherkenning niet relevante vragen. Alleen relevant bij donoraanmelding en wordt dan uitgevraagd door het OC.
Obductie. Reden: voor donorherkenning niet relevante vragen. Alleen relevant bij donoraanmelding en wordt dan uitgevraagd door het OC.
Onderscheid tussen DBD en DCD orgaandonatie. Reden: type donatie niet ter beoordeling van de arts.
Uitkomst donorregister. Reden: uitkomst registratie ligt reeds bij NTS.
Uitkomst eigen wilsverklaring. Reden: onbekend.
Bezwaar transplantatiegericht onderzoek. Reden: alleen relevant bij donoraanmelding en wordt dan uitgevraagd door het OC.
Relatie en naam van nabestaande. Reden: alleen relevant bij donoraanmelding en wordt dan uitgevraagd door het OC.
Reden van niet benaderen nabestaanden. Reden: data niet nodig.
Is er toestemming van de officier van Justitie. Reden: alleen relevant bij donoraanmelding en wordt dan uitgevraagd door het OC.
Wijziging:
B-2, B-3, veel voorkomende, absolute contra-indicaties zijn nu voorgedrukt.
C-1, meest voorkomende redenen van niet raadplegen zijn voorgedrukt.
D-1, Donatie akkoord; geen specificatie per orgaan en/ of weefsel, reden: type donatie niet ter beoordeling van de arts.
D-1, reden ‘donatie niet akkoord’ nu met voorgedrukte opties
E-1, donormelding, nu met voorgedrukte redenen indien donor niet is aangemeld
Alle eerder genoemde voorgedrukte nieuwe velden zijn toegevoegd aan het nieuwe DF.
Ziekenhuizen met een elektronisch Donatieformulier worden separaat benaderd door de NTS.
Indien een doordruk van het DF toch gewenst is, of een logo van uw eigen ziekenhuis op het donatieformulier, blijft bestelling via de drukker een optie. Dit kan in de toekomst zonder tussenkomst van de NTS, maar wel via de link op de NTS website.
Voor ieder ziekenhuis is de afhandeling van het Donatieformulier weer anders. De gegevens van het Donatieformulier dienen door de DC verwerkt te worden in NovaNORD. In sommige ziekenhuizen wordt het Donatieformulier aan het patiëntendossier gehangen.
De NTS is verantwoordelijk voor de inhoud van het Donatieformulier. De NTS heeft ook de inhoud van het Donatieformulier aangepast. Doordat het Donatieformulier nu goed aansluit op de applicatie zal dit leiden tot betere data met betrekking tot de potentiele donoren.
Uitgangspunt is geweest een verbetering en een nog meer gestandaardiseerde manier voor het retrospectief herkennen van potentiele orgaan- en weefseldonoren. Omdat er veel variatie is tussen werkwijze in verschillende ziekenhuizen, is deze standaard ontwikkeld. Op verzoek van het werkveld is wel de vraag: ‘vindt er obductie plaats?’ toegevoegd aan het Donatieformulier.
Scholing rond NovaNORD
Ja, er zijn 3 manieren van uitleg/ scholing rond NovaNORD.
a. Een infographic met een beknopte gebruiksaanwijzing (klik hier voor de infographic)
b. De e-learning ‘Donorherkenning door DC’
c. 4 x een live-sessie waarin door ODC casuïstiek wordt besproken. Deze worden ingepland in Q2 2021.
Schrijf je in voor de e-learning of de live sessies casuïstiek via de Leeromgeving. Indien je hier nog geen account voor hebt, kun je die aanmaken via het registratieformulier.
Achtergrond NovaNORD
NovaNORD is de vernieuwde versie van NORD, Nederlandse Overledenen Registratie Donatie. Een applicatie waarin retrospectief het potentieel aan orgaan- en weefseldonoren in kaart wordt gebracht. Via de NTS membersite ga je naar NovaNORD rechtsboven bij ‘applicaties’. Iedere DC heeft een persoonlijke inlogcode. Ondervind je problemen met je account óf bij de inlog, mail naar accounts@transplantatiestichting.nl.
NORD is naar ICT maatstaven een oude applicatie en aan vervanging toe. Daarnaast stelt de evaluatie van de nieuwe donorwet andere eisen aan de gegevens die via NORD verzameld werden. Daarom ontwikkelde de NTS samen met een klankbordgroep van DC’s en ODC’s een nieuwe applicatie; NovaNORD.
De applicatie legt nu meer de focus op het proces Donorherkenning. Dit proces wordt door twee rollen uitgevoerd. Enerzijds via het donatieformulier tabblad; donorherkenning door de arts. Anderzijds via het “donorherkenning door DC” tabblad; donorherkenning door de DC. Dit zorgt ervoor dat een DC minder hoeft in te vullen.
NovaNORD maakt verbindingen met andere NTS systemen. Zo wordt er verbinding gemaakt met het systeem waarin de raadplegingen worden vastgelegd. Als het Donorregister is geraadpleegd, worden deze gegevens naar NovaNORD gestuurd, en worden deze ingevuld in het scherm. Dit zorgt ervoor dat jij minder hoeft in te vullen.
Het deel ‘donorherkenning door een arts’ wordt ingevuld op basis van het Donatieformulier van de overledenen. Het deel ‘donorherkenning door een DC’ wordt ingevuld op basis van de inschatting van de DC. Voor weefsels wordt hier het document ‘Criteria Donorherkenning weefseldonoren’ voor gebruikt, voor organen het document ‘Criteria Donorherkenning orgaandonoren’.
Voor dit project is een projectstructuur opgezet met een externe klankbordgroep (DC-ers en ODC-ers), een interne klankbordgroep (NTS beleids-medewerkers) en een stuurgroep.
Deze beide criteria documenten kunt u vinden door middel van een link in NovaNORD.
De enquête is door de klankbordgroep geanalyseerd. De verbeterpunten zijn voorgelegd aan de NTS en worden zoveel mogelijk meegenomen in de applicatie. Het kan zijn dat u een wens heeft ingediend, die u nog niet terug ziet in de applicatie. Is dit het geval laat het ons weten, zodat we kunnen kijken wat we hieraan kunnen doen.
Vanuit de klankbordgroep is besloten dat de e-learning ‘donorherkenning door DC’ in combinatie met de infographic (klik hier voor de infographic) voldoende basis vormt voor het werken met de NovaNORD applicatie.
Als je in de applicatie een tabblad definitief heb gemaakt, maar je wilt toch iets aanpassen; stuur dan een mail naar fb@transplantatiestichting.nl. De functioneel beheerder maakt het definitief maken ongedaan, zodat je in het tabblad kunt wijzigen. Wij adviseren om een dossier pas definitief te maken als dit het ook daadwerkelijk is.
Wel als taak, maar in de toekomst zullen wij de term MSO vervangen door Donorherkenning. Deze donorherkenning gebeurt op basis van de ‘Criteria donorherkenning weefseldonoren’ en ‘Criteria donorherkenning orgaandonoren’ welke beschikbaar zijn via de applicatie NovaNORD.
In NovaNORD is het nog niet mogelijk om rapporten te maken. In het eerste kwartaal 2021 wordt een aparte rapportage-tool van NovaNORD opgeleverd. Vanaf dan is het mogelijk om standaardrapporten te maken met de ingevoerde data uit NovaNORD.
In deze versie van de applicatie hebben we getracht de wensen van jou als gebruiker zoveel mogelijk mee te nemen. Zie jij verbeterpunten, mail dan naar fb@transplantatiestichting.nl.
De gegevens van donoren die overleden zijn vóór 1-1-2021 dienden nog in NORD te worden ingevuld. Dit kan tot uiterlijk 1-4-2021. Daarna wordt NORD inactief gemaakt.
Heb je na deze Q&A nog vragen?
Check de Q&A NovaNORD voor de meest voorkomende vragen en bijbehorende antwoorden. Indien je vraag er niet bij staat, stel deze via DC@transplantatiestichting.nl. Nb; bel het OC niet. Zij zijn geen product-owner van NovaNORD.