‘Het proces rondom het toewijzen van hartkleppen is nu een stuk efficiënter’

Juni 2024

Eind mei bereikte de projectgroep die werkt aan een nieuwe hartklepapplicatie een mooie mijlpaal. De koppeling om gegevens uit te wisselen is live. Willemijn van der Plas (NTS) is blij met het resultaat. Ze legt uit wat dit voor gebruikers oplevert.

Willemijn: ‘Als product owner is het mijn taak om de software zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de wensen van de gebruikers, de visie van het software-ontwikkelteam en de planning van de NTS. Zo ook bij dit project. Het is belangrijk dat ik goed weet wat gebruikers nodig hebben en bespreek de haalbaarheid en planning met het ontwikkelteam en de projectleider.’

Wat was het probleem?

‘De applicatie NTS-ENIS voor allocatie van hartkleppen was sterk verouderd. Ook was het werkproces niet heel efficiënt. Artsen voerden hun hartklepaanvraag en patiëntgegevens wel online in, maar bij de NTS typte een allocatiemedewerker de gegevens handmatig over. En de medewerkers van de hartkleppenbank vulden de benodigde data over hartkleppen in een andere, ook verouderde, applicatie in. Het was dus hoog tijd voor vernieuwing. Samen met hartkleppenbank ETB-BISLIFE is daarom een project gestart.’

Wat levert het gebruikers op?

‘Bij het ontwerpen van de applicatie zijn eerst de processen opgetekend, om van daaruit te kijken welke stappen geoptimaliseerd konden worden. Waar mogelijk voeren we voor alle gebruikers verbeteringen door. Hierdoor gaat er bijvoorbeeld minder tijd verloren aan het overnemen van gegevens en kunnen gebruikers al hun werkzaamheden in één applicatie uitvoeren.’

Wat is de status?

‘Eind mei is er een koppeling live gegaan die gegevens van hartweefsel automatisch naar de nieuwe applicatie stuurt. Dit bespaart de medewerkers van de weefselbank tijd. In de volgende fase vervangen we de applicatie die artsen kunnen gebruiken om de hartklepvoorraad te raadplegen. Daarna zorgen we dat patiëntgegevens in een keer in de nieuwe applicatie terechtkomen. Tot slot volgt het allocatieproces, waarna de oude applicatie voor de hartkleppen vervangen is.’

Willemijn van der Plas in gesprek met Edgar Gressie (software ontwikkelaar)
Willemijn van der Plas in gesprek met Edgar Gressie (software ontwikkelaar)

Hoe werk je samen met de banken?

‘We werken best wel intensief samen. Op inhoud is er meerdere keren per week 1 op 1 contact met Guy Ummels, de functioneel beheerder van de bank. We bespreken de planning, testen en stemmen livegang met elkaar af. Uiteraard zijn er ook wel eens issues in de software en dan los je dat samen op. De samenwerking verloopt heel goed, ik heb inmiddels het idee dat we directe collega’s zijn. Bij een beleidsvraag betrekken we onze afdelingen beleid erbij en ik zie dat we daar als organisaties goed samenwerken.’

Ik herken wat Willemijn zegt: Ik ervaar onze samenwerking ook als heel prettig.

Guy Ummels (ETB-BISLIFE)

Zijn er nog wensen voor de toekomst?

‘Jazeker! Er is nog veel winst voor de gebruikers te behalen. Zo worden alle handelingen rondom het aanbod aan artsen nu nog per mail gedaan. Dus een arts krijgt een mail dat er een aanbod is. Ook de acceptatie en de opdracht aan de hartkleppenbank om de klep te versturen gaat via de mail. Hoe mooi zou het zijn als alle gebruikers zelf kunnen inloggen en de benodigde gegevens kunnen inzien?’

‘Persoonlijk hoop ik dat het doorgaat, want het levert heel veel tijdswinst op en qua beveiliging is het ook veel beter. En het is voor de hele keten van belang dat je het complete plaatje hebt en dat de informatie niet in aparte mails en mailboxen staat. Ook artsen kunnen dan inloggen en de status van de aanvraag voor een patiënt volgen.’

Wat zijn de afwegingen voor de NTS?

‘De NTS kijkt kritisch of en wanneer zij het uitfaseren van de mail ook nog kunnen oppakken. Het nut is duidelijk, maar er is een heel ambitieuze planning qua software-ontwikkeling.  Er werken 9 ontwikkelaars, inclusief testers aan dit project. Het is veel werk om alle benodigde koppelingen, schermen en databases zo te bouwen dat ze toekomstbestendig en goed onderhoudbaar zijn. De ontwikkelaars werken een groot deel van de tijd aan dit project. Die tijd kunnen we maar één keer inzetten. We proberen alles goed af te wegen en gebruikers mee te nemen in de gemaakte keuzes en prioriteiten.’

Wat heb je geleerd van dit project?

‘We hebben voor de eerste keer echt Agile de software in gebruik genomen. Hierbij is alles in fases opgeknipt, en dat werkt wat mij betreft heel goed. Hierdoor kun je steeds een stukje opleveren en kijk je in een vroeg stadium of iets werkt. Dan zijn aanpassingen behapbaar en dingen die niet goed werken makkelijker terug te draaien.’

Minder papierwerk bij WUON

Papieren formulieren invullen na elke weefseluitname? Dat is zo goed als verleden tijd na afronding van het project van WUON en NTS.

Lees het interview

IT-landschap in beeld

De NTS ontwikkelt hiervoor veel applicaties en dashboards. Benieuwd naar de samenhang? Bekijk het complexe IT-landschap.

Lees het artikel

'Voortdurend afwegingen maken'

Robin Kleijwegt vertelt hoe de NTS samen met diverse partijen werkt aan IT-projecten.

Lees het interview