‘Het vele papierwerk na uitname van weefsels is verleden tijd’

Juni 2024

Annet Varkevisser werkt sinds 2021 bij WUON. Met trots vertelt ze over de nieuwe applicatie Delta, waarme het proces rondom weefseluitname gedigitaliseerd is. Wouter Flemming is als projectleider vanuit de NTS betrokken bij de koppeling van data met de NTS-systemen. Hoe werken ze hierin samen en wat is de waarde voor de keten?

Papieren proces

Annet: ‘Toen ik in 2021 bij WUON begon trof ik vooral een papieren proces aan. De opdracht vanuit de NTS kwam toen wel al binnen per e-mail. Dat was het, hier hield de automatisering op. Bij elke procedure moeten meerdere formulieren ingevuld worden. Bij een grote procedure betekent dit misschien wel 18 keer een donornummer en geboortedatum invullen. Dat is intensief, want het team werkt onder lastige omstandigheden. Je moet je voorstellen dat ze in een mortuarium van een ziekenhuis staan, vaak in de avond of nacht.’

Overzicht houden op een piekdag

‘Er werken bij WUON bijna 100 explantatiemedewerkers in verschillende teams. Dat is nodig, want een weefseldonatie is niet van tevoren te plannen. Dagen met 14 donoren verspreid over het gehele land zijn geen uitzondering. Dan gaan er meerdere teams tegelijk op pad, die elkaar voortdurend op de hoogte houden. Vooral op zulke piekdagen is het met een papieren proces lastig om overzicht te houden.’

Op weg naar gekoppelde digitale systemen

‘Gelukkig was die behoefte aan overzicht en digitalisering er WUON-breed ook. In 2022 zetten we de eerste concrete stappen in het automatiseren van het proces. We vonden een partij om een nieuwe weboplossing te bouwen, Delta genoemd. Ook de NTS hebben we meegenomen in onze plannen. Uiteindelijk zijn we op 4 april 2024 live gegaan met Delta.’

Impact op de hele keten

‘Deze automatiseringsslag heeft een behoorlijke impact op de hele keten. Het is belangrijk dat wij data aanleveren die compleet en betrouwbaar zijn. Bij een donormelding levert de NTS stamgegevens aan. Overal in de procedure waar deze gegevens nodig zijn, worden ze nu automatisch ingevuld. En een groot voordeel voor de keten is de real time beschikbaarheid van uitnamegegevens. De weefselbanken krijgen via Delta in een vroeg stadium informatie over het weefsel dat ze gaan ontvangen, en kunnen ze hierop anticiperen. Ook kan de NTS veel eerder informatie delen met een aanmeldend arts.’

Wouter ziet de meerwaarde ook en vult aan: ‘De ondersteuning met een applicatie is pas optimaal als die in de hele procesketen waarde levert. In dit geval zorgt een directe koppeling ervoor dat er geen foutgevoelige overdrachtsmomenten meer zijn. Onze uitnameopdrachten leiden direct tot het aftrappen van een opdracht in Delta. En alle explantatiegegevens komen nagenoeg direct in ons systeem Vita ter verwerking.'

WUON-explanteurs Ellen en Flo registreerden op 4 april de eerste donor in Delta
WUON-explanteurs Ellen en Flo registreerden op 4 april de eerste donor in Delta

Meer werkplezier 

Annet: ‘En heel belangrijk: het werkplezier van het uitnameteam neemt enorm toe. Voorheen kon het zo zijn dat een team weefsel uitnam in Groningen, daarna doorreed voor een uitname in Assen en onderweg naar huis nog een derde donor in Apeldoorn had. Na zo'n lange dag moesten ze op kantoor alle papieren in orde maken voor vervoer naar de weefselbanken en alles verwerken in Vita. Dit is nu niet meer nodig, alles is al ingevoerd bij terugkomst. Zelfs de schouwtekeningen. Het totaaloverzicht dat Delta biedt geeft de teams rust. Ook is Delta zo opgebouwd dat de teams langs processtappen geleid worden. Al met al belangrijke aspecten om het werk van de teams optimaal te ondersteunen.’

Mooie neveneffecten

‘Op papier is er een heldere scope voor zo’n project, maar in de praktijk kom je nogal eens grijze gebieden tegen. We zagen bijvoorbeeld dat er bij de afkeurredenen van weefsels, veel onder de categorie ‘anders’ werd geregistreerd. Na analyse hebben we enkele vaker voorkomende procedurele afkeurredenen toegevoegd. En we hebben bijvoorbeeld ‘weersomstandigheden’ toegevoegd. Hier denk je misschien niet snel aan, maar bij de overstromingen in Limburg in 2021 kon weefseluitname in die regio niet overal doorgaan. Door specifiekere afkeurredenen op te nemen, krijg je er meer zicht op en kun je er wellicht ook iets mee doen in de aanname. Dus dat zijn mooie neveneffecten. Zo werken we samen aan betere en betrouwbaardere analyses.’

Goede samenwerking is cruciaal

Annet: ‘Ik ben blij hoe het nu verlopen is en nog steeds gaat. De koppeling van gegevens realiseren we samen met de NTS. Als dit af is, krijgen wij de gegevens 1 op 1 ingeschoten vanuit Vita. Dat is natuurlijk fantastisch. Juist door zo’n project leer je collega’s van een andere stichting goed kennen. Niet alle deadlines zijn gehaald, maar we zien allemaal de urgentie en willen het liever vandaag dan morgen live. We weten elkaar nu te vinden, ook met andere projecten in de weefselketen. Dat is echt waardevol.’

Wouter: ‘WUON heeft aan het begin van haar digitaliseringstraject direct met de NTS geschakeld. De uitdaging van zo’n koppeling is dat je heel goed moet afspreken welke taal je met elkaar spreekt en je moet ook alle mogelijke uitzonderingen goed begrijpen.’

Toekomstwensen

Annet: ‘Het idee voor de toekomst is dat we dit proces meer transparant maken voor externen. Een mooi voorbeeld is de zogenaamde Estimated Time of Arrival (ETA) van een donorweefsel op de weefselbank. Inzage hierin zou voor de banken heel waardevol zijn.’

Wouter: ‘De implementatie van Delta en de gegevensuitwisseling geven de ruimte om steeds meer gegevens betrouwbaar en gebruiksvriendelijk vast te leggen. Dat geeft in de toekomst de mogelijkheid om op nog meer aspecten procesanalyses te doen en om te blijven verbeteren.’

Voorbeeld van hoe een schouwtekening eruit kan zien in Delta
Voorbeeld van hoe een schouwtekening eruit kan zien in Delta

Efficiënt toewijzen hartkleppen

Willemijn van der Plas, product owner bij de NTS, legt uit hoe het proces van allocatie van hartkleppen een stuk efficiënter werd.

Lees het interview

Complex IT-landschap

De NTS ontwikkelt hiervoor veel applicaties en dashboards. Benieuwd naar de samenhang? Bekijk het complexe IT-landschap.

Lees meer

Voortdurend afwegingen maken

Robin Kleijwegt, manager Informatievoorziening bij de NTS, vertelt over hoe we met veel samenwerkingsparners werken aan IT-projecten.

Lees het interview